WEBSITE
Setting the scene
Begin 2020 was een uitdagende tijd voor organisaties die evenementen organiseren. Veel beurzen, congressen en netwerkborrels werden door de lockdowns afgeblazen. Rotterdam Port Promotion Council voorzag dat alle maritieme en havengerelateerde evenementen in binnen- en buitenland uitgesteld zouden worden. Dit zou wel eens kunnen leiden tot een overvolle agenda in het najaar.
Vraagstelling
Hoe zorg je ervoor dat de Rotterdamse (havengerelateerde) evenementenorganisaties kunnen afstemmen en zo agendaconflicten kunnen worden voorkomen? Hoe presenteer je alle evenementen in een handig overzicht?
Werkwijze
Samen met het RPPC-team zijn tijdens een aantal online sessies de randvoorwaarden voor een gezamenlijke evenementenagenda op papier gezet. Vervolgens zijn deze uitgangspunten getoetst bij andere organisaties die havengerelateerde evenementen organiseren. Deze inzichten zijn vertaald in een functioneel ontwerp voor de website.
De complexiteit van het project zat met name in functionaliteiten voor de organiserende partijen. Zo kunnen zij evenementen alleen zichtbaar maken voor andere organisatoren. Ook konden zij aangeven dat zij een bepaalde datum op het oog hadden en voor samenwerken open stonden. Business Agenda Rotterdam is binnen 6 weken na goedkeuring van de offerte gelanceerd.
Resultaten
Met de lancering van Business Agenda Rotterdam is een gezamenlijke agenda voor havengerelateerde evenementen ontstaan. Dat is wel zo gemakkelijk en efficiënt, voor de genodigden én voor de organiserende partijen.
- 1e maand na lancering 3.900 paginaweergaven
- Gemiddelde verblijftijd op de site van ruim 2 minuten
- 16 aangesloten organisatoren
- Meer dan 100 evenementen online geplaatst